Proteger la casa

El registro de viajeros y el parte a la policía

Todo el que aloja por dinero tiene que identificar a quien duerme y comunicarlo al Ministerio del Interior. No es una costumbre del sector: es una obligación con norma, con plazo y con sanción detrás.

Quién tiene que hacerlo

La norma es el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre. Alcanza a hoteles, hostales, pensiones, campings, apartamentos y viviendas de uso turístico, y también a quien alquila coches. Da igual el tamaño: un hostal de ocho habitaciones está tan dentro como una cadena. Se aprobó en 2021, pero después de un periodo de adaptación y dos prórrogas la comunicación por la vía nueva no fue exigible hasta el 2 de diciembre de 2024.

Tres cosas distintas que se confunden

• El parte de entrada. Lo firma toda persona mayor de catorce años que se aloje. Sigue existiendo y sigue firmándose.
• El registro documental. Es tu archivo. Los datos se conservan tres años desde que termina el servicio contratado.
• La comunicación al Ministerio. Se hace por vía telemática, a través de la plataforma SES.Hospedajes, dentro de las 24 horas siguientes. No se lleva un papel a la comisaría.

Los datos que hay que recoger están en el anexo del real decreto y son más de los que pedía el modelo antiguo: identificación del viajero, parentesco con los menores, domicilio, contacto y datos del pago. Antes de discutir si son demasiados, mira si tu programa de recepción los captura, porque el hueco lo acabas rellenando tú a mano.

Qué pasa si no se hace

El real decreto remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana, y sitúa entre las infracciones graves tanto la carencia de los registros como la omisión de las comunicaciones obligatorias. Las horquillas de multa las fija esa ley; no te fíes de la cifra que circule por un grupo del sector, mírala.

Ojo también con la lectura al revés: nada de esto te autoriza a exigir que el huésped te deje el DNI en recepción durante la estancia, ni a quedarte una fotocopia por si acaso. Se toman los datos, se devuelve el documento y se registra. Retener documentación ajena no está entre tus obligaciones y sí puede meterte en un problema.

Y el otro frente: protección de datos

Ese registro se recoge porque una norma lo impone, y esa es toda su justificación. No convierte tu base de huéspedes en una lista de correo. Si quieres mandarles ofertas necesitas una base distinta y un consentimiento aparte. Guarda los datos con acceso limitado, no los dejes en una carpeta compartida y bórralos cuando pase el plazo. Que una obligación te fuerce a acumular datos personales no te exime de custodiarlos: te obliga más.

Si subcontratas la recepción o usas un motor de reservas que envía por ti, el responsable ante la Administración sigues siendo tú. Pide que te confirmen cada envío, y guarda esa confirmación como guardas las facturas.

Esto es información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Los tipos y las bonificaciones cambian, y hay requisitos que dependen de tu caso. Antes de firmar nada, confírmalo con tu gestor o en la Agencia Tributaria de Castilla-La Mancha.